Excel管理に限界を感じていませんか？/管理のシステム化のメリット

「資料作成に時間がかかる」「ファイルがバラバラに散在していて情報の確認が難しい」Excel管理で避けられない悩みに限界を感じていませんか？

DX化の波に乗りたいけれど、システム化のイメージがつかなかったり、入れたはいいものの使い方がわからなかったり、なんてお悩みもあるかと思います。一方、システム化に成功し業績向上をしている企業もいる中、その明確な違いはどこにあるのでしょうか？

この記事では、エクセル管理のシステム化のメリットと自社で取り組むべき課題まで解説します。よくあるエクセル管理の悩みから解決の簡単なイメージ、削減できる管理コスト、SaaS導入とシステム開発の違い、そして成功事例など全て網羅しています。経営者、リーダー、マネージャー、または企業戦略に関わる全ての人にとって、システム化の理解と実践は今や避けては通れない課題です。この記事がその一助となれば幸いです。

よくあるエクセル管理のお悩み

1.資料作成に時間がかかる

エクセルは誰かが使用していると、編集することができません。

編集するために待機時間が発生することもあり、作業効率の悪さを感じてしまうこともあります。

そのため、多くのユーザーが使う場合は、エクセル管理は向いていないと言えるでしょう。

2.必要な情報・資料が見つからない

エクセル管理をしてくと過去のファイルが次々に溜まっていきます。

フォルダ毎に管理をしていてもフォルダの数も増え、検索も時間がかかるようになっていきます。

また、ファイル名のつけ方によっては内容を網羅していない等、必要な情報を見つけ出すのに多くの時間を必要とすることもあります。

データが多く複雑になってしまう場合は、エクセル管理をやめて別の方法で管理したほうが良いでしょう。

3.ファイルが重く開かない

エクセルはデータの容量が多いと、ファイルの動作が遅くなることがあります。

多くののデータを編集することが可能ですが、データの量に比例してファイルが重くなるため、非常に使いにくくなっていきます。

ファイルを開くのに数分待ち続ける必要もあり、作業効率も悪くなるでしょう。

4.メールやSNSでの共有が手間

エクセルファイルを共有するためには、メールやSNSなどツールを経由しなければなりません。

ファイルの共有にはデータ量の制限もあり、社内外問わずファイルの共有には多くの手間を必要とします。

5.引継ぎの手間が多い

エクセルは簡単な計算以外にも、複雑な計算もできます。

たとえば、VLOOKUP関数などは、エクセルに詳しい人であれば使いこなすことができますが、エクセルに詳しくない人は活用できません。

仮に、管理していた人が会社をやめてしまった場合、どうやって管理・運用していたのか誰も分からない状態に陥ることもあります。

引継ぎなど運用管理の担当者が変更になった場合、正確に管理するには多くの労力を必要としてしまいます。

6.経営指標の抽出が複雑

経営指標（売上、在庫数、受発注数など）を抽出するためには、各テーマごとに作成したファイルを横断してデータを取得する必要があります。

エクセルにおいて、他ファイルからの数値の取得は複雑でありファイルの場所の変更がある度に手動で更新をしなければならず時間と手間が大きく発生してしまいます。

正常な企業運営のための指標を抽出することはよりスピーディーに正確に行う必要があり、こういった作業工程へのエクセル活用は適していません。

エクセル管理をやめるためにするべきこと

1. 全てのエクセル管理をやめるべきかの確認を行う

エクセル管理を行っているものが複数ある場合、すべての運用を切り替えるかの確認を必ず行いましょう。

「エクセル管理の方が効率が良かった」となってしまうことが発生することも考えられるため、どこの業務でどれだけの使用があり、どこに課題が生じているのかを明確にすることを行います。

まずは、顧客管理や売上管理など企業運営に大きくかかわるポイントからの見直しを行いましょう。

2. オンラインストレージなどの活用を検討する

データ容量の課題やファイル共有の課題のみの場合は、オンラインストレージの活用を検討してみましょう。

セキュリティやデータ整理などの機能活用であれば、上記の活用によって業務の効率化が図れる場合があります。

一方、経営指標の抽出や引継ぎや管理の手順の簡略化は不向きなため慎重に検討をしておく必要があります。

3. システム化の検討を行う

データ整理から指標の抽出までを網羅できるのがシステムとなります。

既存でのストレージなどとは異なり、企業毎の運用手順に沿って構築するため使いやすく導入も比較的スムーズに行うことが可能となります。

必要な情報を必要な時に呼び出し活用することが可能なため、最も経営に適したデータ管理の形式といえます。

脱エクセルによって削減できるコスト

1. 管理コスト

エクセル管理からシステム化を図ることで、管理にかかる作業時間の削減が可能となります。

例えば、これまでデータの転記作業に活用していた時間をシステムよって削減し、営業活動やマーケティングなどへ転用することが可能となります。

また、経営指標の抽出にかかる時間の削減により、課題発掘やマーケティングなど営利活動の業務効率の向上を図ることも可能となります。

コストの削減だけでなく、余剰のコストを別業務へ活用できるため全体の利益向上へとつながります。

2. 教育コスト

これまで、エクセルの管理のためのルールや仕組みなど明文化されていな業務を引き継ぐ工程がなくなり、属人化していた業務を標準化することが可能になります。

これまで、担当者教育にかけていたコストの削減が可能となり、部署間でのデータ連携なども円滑に行うことができます。

更に、社内教育をデータ化することにより、見直しや他部署のリスキリングも可能となります。

3. 採用コスト

専門性のある人材登用をする必要がないため、採用コストの削減も可能となります。

これにより、削減だけでなく営業活動やマーケティングなどの人材登用も検討可能になり売上向上へも転換が可能となります。

また、採用にかけるデータなども蓄積させていくことも可能なため企業としてのブランディングや優秀な人材獲得のための一手としての活用も可能です。

エクセル管理をやめた方がいい状態

複数のシート・ファイルで管理している

エクセルのファイル内に、複数のシートが存在する場合は、エクセル管理はやめたほうが無難です。

シートが増えれば増えるほど、エクセルファイルは重くなり、ファイルが多くなるとPCやストレージまで重くなっていきます。

また、大量のデータ量となるため、オンラインストレージの活用だけでは改善につながらない可能性があります。

複数のシート・ファイルで管理している場合は、システム化を検討しましょう。

VBAやマクロを使いこなせる人がいない

VBAやマクロは、エクセル内の自動化ツールを作成するための技術で、使いこなせれば作業効率も大幅に上がります。

しかし、VBAやマクロを完璧に使いこなせる人がいなくなった場合、誰も管理できないツールとなってしまい大変です。

仮にトラブルが起きてしまった場合、管理できる人がいないことで、解決することが難しくなります。

特定の人しか使いこなせないファイルがある場合は、トラブルを避けるためにもエクセル管理をやめたほうが良いでしょう。

エクセルが重い

エクセルはデータが多いと、すぐに重くなり動作が遅くなります。

ファイルを開く時間も長くなり、作業効率も下がるでしょう。

少しでも重いと感じた場合は、エクセル管理をやめるべきタイミングです。

作業効率が悪くなり、他業務への影響を及ぼす前にシステム化を検討しましょう。

【まとめ】システム化で脱エクセル管理を実現

エクセルは簡易に整理ができるツールである反面、データや使用人数が増えれば増えるほど使いにくくなるツールであったり、エクセル管理で無理がある状態になっていることもあり、エクセル管理をやめたほうが良い場合もあります。

エクセル管理に関するお悩みをお持ちの際は他ツールの活用やシステム化をぜひ検討してみてください。また、エクセル管理をやめた後の業務フローにも目を向け、コスト管理や今後の事業運営にも焦点を当ててみてください。

最も重要なのは、課題解決だけではなく企業全体のリソース活用の理想的な運用を目指すことにあります。

エクセルのみならずデータ管理や活用、分析を行いたいと考えている方はぜひ一度システム化をご検討ください。専門家が現状の業務の洗い出しから最も最適な運用をご提示させていただきます。